Skólafundir – Teymisfundir
Foreldrar og starfsfólk skóla funda gjarnan í tengslum við skólamál nemenda. Þar er gjarnan farið yfir stöðuna í skólanum, námsframvindu, samskipti, almenna líðan og annað sem tengist nemandanum.
Þetta eru oft mjög mikilvægir og gagnlegir fundir þar sem æskilegt er að áherslan sé á lausnir og leiðir til að koma til móts við þarfir nemandans og finna leiðir til að finna þeim uppbyggilegan farveg.
Hér eru nokkrir punktar sem hægt er að hafa til hliðsjónar til að slíkir fundir verði markvissir og gagnlegir fyrir alla aðila.
Dagskrá og skipulag
Gott skipulag á fundi felur í sér að í upphafi fundar þá kynna sig allir og skipaður er fundarritari sem skráir niður helstu umræðuefni og ákvarðanir. Einnig þarf í upphafi fundar að vera skýrt hver áherslan á fundinum er.
Fundargerð
Mikilvægt er að starfsmaður skólans taki að sér að halda fundargerð um hvað fer fram á fundinum. Í slíkri fundargerð er æskilegt að það komi fram hver tekur hvaða verkefni að sér og hvert markmið inngripa eigi að vera.
Mikilvægt er að foreldar fái eintak af fundargerð í lok fundar eða innan nokkra daga frá fundi. Í þessu samhengi er líka gagnlegt að byrja næsta fund á því að rifja upp síðustu fundargerð og fara yfir hvernig hefur gengið að koma ákvörðunum í framkvæmd.
Dæmi um gott skipulag funda:
1. Kynning.
- Sá sem boðar fundinn og/eða stýrir honum býður öllum að kynna sig.
2. Fundarritari er skipaður.
- Starfsmaður stofnunar settur í það hlutverk (ekki aðstandendur).
- Ritari skráir niður öll helstu umræðuefni og ákvarðanir.
3. Fundardagskrá lögð fram.
- Best er að ákveða efni og markmið fundar fyrir fram og senda til fundargesta í fundarboði.
- Ef formleg dagskrá liggur ekki fyrir fund, er mikilvægt að ákveða hér hvaða atriði þarf að ræða á fundinum.
4. Formlegur fundur hefst.
- Fjallað um hvað var ákveðið á seinasta fundi (ef við á).
- Fundarefni rædd.
5. Dagsetning næsta fundar ákveðin (ef þörf er á).
- Ef ekki er hægt að bóka næsta fund á fundinum skal gera tillögu að því hvernig skal boða til næsta fundar.
6. Við lok fundar les ritari upp fundargerð fundarins.
Í fundargerð þarf að koma fram:
- Hvað var rætt.
- Hvað var ákveðið.
- Hver á að gera hvað.
7. Fundarmenn samþykkja eða gera athugasemdir við fundargerð.
- Algengt er að eitthvað gleymist eða misskiljist á fundum.
- Hér er gott tækifæri að leiðrétta misskilning eða minna á eitthvað sem hefur gleymst.
8. Ritari sér til þess að fundarmenn fái afrit af samþykktri fundargerð.